La gestione interventi tecnici: quando un software “ti salva la vita”

Il lavoro è contatto con il cliente.

Potremmo pontificare finché vogliamo sui grandi cambiamenti avvenuti nel mondo del lavoro nell’ultimo anno e mezzo, ma una cosa è e resterà sempre certa: ci sono professioni nelle quali si continuerà ad andare dal cliente. Professioni per le quali non c’è smart o remote working che tenga.

Tra queste, si annoverano tutte quelle che prevedono interventi di assistenza e manutenzione sia ordinaria che straordinaria.

Installatori di impianti, manutentori, idraulici, elettricisti e caldaisti. Addetti di imprese edili, contractor e affini. Ma anche tecnici informatici e sistemisti, installatori di impianti di allarme e di domotica. Sono in molti a poter beneficiare di un software per la gestione degli interventi.

La dura vita di chi esegue interventi tecnici (prima del cloud)

Proviamo ora a dipingere una serie di scene che dovrebbero appartenere al passato… ma che sono sempre perfettamente attuali.

Il protagonista è Mario, un tuo fidato collaboratore. Sono le 7:15 di un martedì qualsiasi, e Mario sta guidando verso la sede di un cliente. L’intervento in programma è di quelli banali – una manutenzione ordinaria: giusto un controllo, una firma e un timbro sul libretto dell’impianto.

Il problema è che già mentre guida, Mario viene subissato di telefonate. Sono richieste di appuntamento, “puoi passare in giornata” il cui destino è quello perdersi in una nuvola di “me lo segno”.

Arrivato sul luogo dell’intervento, Mario scopre che la manutenzione si trasformerà in riparazione… per la quale non ha a portata di mano il pezzo di ricambio. Controlla anche in furgone: niente. Potrebbe telefonare in sede… dove però probabilmente, a quest’ora, non c’è nessuno a verificare la disponibilità del pezzo.

tecnico senza gestionale di assistenza tecnica stressato

Mario allora butta giù alcune note su un foglio di carta, non ultimo il codice a otto cifre e tre lettere del ricambio incriminato. L’ha anche fotografato, il pezzo, ma nel vano caldaie l’assenza di luce ha reso inservibile lo scatto.

Morale: Mario deve tornare in sede, recuperare il foglietto scarabocchiato – chissà dov’è finito, nella confusione della plancia del furgone – e verificare di persona la disponibilità del pezzo. Spoiler: non c’è, e Mario deve farlo ordinare dalla segretaria, che però fa il part time, e ci sarà solo domani. L’intervento di riparazione è da rischedulare, e intanto tutti – azienda, cliente e Mario – perdono tempo.

Cos’è un software per la gestione degli interventi tecnici

Un software di gestione degli interventi tecnici e di manutenzione è un programma che ti permette di gestire i flussi aziendali.

Cosa significa?

Semplicemente, che ogni funzione della vita aziendale può essere gestita da un software cloud. Un dispositivo laptop tablet o smartphone, la connessione ad internet, e basta: ci pensa il cloud a mettere la E di elettronico per ogni funzione, intendiamo proprio tutte:

  • Pianificazione e assegnazione degli interventi e delle attività ai tecnici
  • Emissione di rapportini di lavoro completi in pdf
  • Monitoraggio delle ore lavorate, aggiornamento presenze e scalare da pacchetti ore
  • Gestione del magazzino
  • Gestione degli impianti del cliente
  • Preventivazione di interventi successivi
  • Fatturazione anche elettronica
  • Gestione di ordini e DDT

 

Non solo: anche le più banali delle operazioni possono essere svolte all’interno dell’ambiente digitale di Syncrogest.

La firma del cliente sul rapportino o sul preventivo per accettazione? Sì.

Le foto dell’intervento eseguito già allegate alla fattura ancora da emettere? Sì.

Il controllo della disponibilità di un pezzo di ricambio in sede, e l’eventuale ordine al fornitore nel caso questo non sia presente? Sì.

Insomma, un software per l’assistenza tecnica è come un ufficio e un assistente sempre a portata di mano.

Possiamo dire che Syncrogest sia indispensabile?

Sì: e non perché siamo di parte.

Quali problemi puoi risolvere con un software per la gestione degli interventi tecnici e la manutenzione

Ci verrebbe da rispondere “tutti”, ma in realtà la risposta è una sola: il problema dell’organizzazione.

È un grande cappello, che racchiude in una parola tutto quello che può andare storto nella giornata di lavoro di un tecnico di assistenza e, quindi, della sua azienda.

gestione interventi tecnici da remoto

Il nostro buon Mario si sarebbe potuto risparmiare le telefonate, perché il sistema di ticketing di Syncrogest se ne sarebbe fatto carico. Ogni richiesta di intervento sarebbe stata smistata dall’amministrazione, e Mario se la sarebbe trovata schedulata in App senza sovrapposizioni o incastri. Scoperto il guasto all’impianto, Mario avrebbe potuto utilizzare il ricambio presente in furgone e inserirlo nel rapportino di intervento generando in automatico il movimento di magazzino. 

E via così.

Il fatto è che Syncrogest non è un solo software, ma è l’unione di quattro software specializzati che, lavorando in sinergia, permettono all’utente – sia esso comodamente seduto in amministrazione, o appena sceso dal furgone nel parcheggio dell’azienda cliente – di gestire ogni funzione utile.

Noi li chiamiamo “moduli”.

I quattro moduli di Syncrogest

Modulo assistenza e manutenzione

Il cuore pulsante di Syncrogest. Quello che ti permette di assegnare il singolo intervento di manutenzione o assistenza al tecnico giusto, programmando in anticipo le giornate dei tuoi collaboratori in modo razionale e ottimizzato.
Syncrogest ti permette di coordinare le risorse aziendali, riunendo in un unico posto – digitale, e in cloud – ogni cosa utile: ore lavorate, costi, trasferte, materiali, foto e file di lavoro.
Ma non finisce qui. Lo stesso modulo ti permette di ridurre sensibilmente il carico di lavoro… del tuo telefono (e di quelli dei tecnici), perché i clienti possono aprire ticket di assistenza.
Più sedi di uno stesso cliente, più impianti da mantenere? Nessun problema: è tutto previsto.

Modulo commerciale

Alle volte che lo dimentichiamo, ma è proprio nella gestione dei clienti che possono nascere nuove opportunità.
Lo strumento che l’informatica ci mette a disposizione per ottenere il massimo dalle relazioni di lavoro che già abbiamo (o che potremmo avere) è il CRM, o Customer Relationship Management.
Un CRM è il tramite tra la tua azienda e il cliente: il punto in cui si gestiscono le commesse, i preventivi, le opportunità (non vorremmo lasciare fuori il tuo commerciale, no?).
Syncrogest ti mette a disposizione un CRM completo, perfettamente integrato con gli altri moduli del programma per la gestione degli interventi.

Modulo magazzino

Non sarebbe bello avere a portata di mano la disponibilità a magazzino di prodotti, ricambi e, perché no, la lista dei servizi che la tua azienda offre, con le relative tariffe? E che i movimenti in uscita fossero registrati in automatico, una volta concluso l’intervento di riparazione o manutenzione?
E allo stesso modo, non sarebbe una comodità che gli stessi elementi listati a magazzino potessero essere utilizzati per compilare preventivi e fatture, e per generare i DDT relativi?
Benvenuto nel modulo magazzino di Syncrogest.

Modulo fatturazione

Non poteva mancare in Syncrogest la possibilità di amministrare l’azienda, gestendo fatture attive e passive, ordini, prime note e scadenze, in modo automatizzato, semplice e completamente integrato.
L’adeguamento alla fatturazione elettronica? C’è, ovviamente: fa parte del Modulo Fatture che può fare a gara con un buon software cloud dedicato alla fatturazione.

Ticket, interventi e fatturazione in Syncrogest gestionale assistenza tecnica

Rispondiamo a qualche domanda su Syncrogest

Syncrogest è aggiornato?

Sì: facciamo in modo che Syncrogest sia sempre ottimizzato. Per questo, siamo costantemente al lavoro per stanare eventuali bug, rendere sempre più chiara l’interfaccia utente, ottimizzare le procedure.
Lo facciamo ascoltando le esigenze e i commenti dei nostri utenti, in modo da offrire loro un software sempre rispondente alle necessità della loro attività.
Ascoltiamo i clienti, quindi: ma teniamo noi per primi gli occhi aperti.

L’ultima miglioria che abbiamo apportato a Syncrogest?
Abbiamo reso più leggibile la visualizzazione del calendario Attività del Modulo Interventi e CRM, sia nella vista settimanale che giornaliera.

È un dettaglio minimo? Certo. Semplifica la vita dei nostri utenti? Decisamente.

Perché Syncrogest non è un programma per la gestione degli interventi tecnici free?

Perché un software di gestione interventi tecnici gratuito giocoforza non può essere né aggiornato, né perfettamente funzionale, né adattabile ad ogni attività che esegue interventi di assistenza e manutenzione.
È per questo che investiamo continuamente nello sviluppo e nell’ottimizzazione di tutti i moduli di Syncrogest… e nella ricerca di nuove funzionalità da implementare.

Quali sono i requisiti di Syncrogest?

Syncrogest App è disponibile per smartphone con sistemi operativi Android e IoS. Il gestionale web è accessibile da qualsiasi tablet e computer desktop e portatili via internet collegandosi ad app.syncrogest.it  o all’indirizzo web personalizzato della tua Azienda.

Che ne dici di provare Syncrogest?

Sembra proprio che un software come Syncrogest potrebbe aiutarti a vivere la tua attività senza stress e confusione, aiutandoti a pianificare e gestire gli interventi tecnici e il rapporto con i clienti. Vuoi fare una prova gratuita?


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